Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle. Sie dient als Beschreibung Ihres Unternehmens, buchhalterischer Vorgänge, Ablauf und Organisation. Grundsätzlich muss in der Verfahrensdokumentation alles, was für die Buchhaltung und Besteuerung relevant ist,  schriftlich zusammengefasst werden. Inhalt dieser Dokumentation sind bspw. Angaben zur eingesetzten Software (Warenwirtschaft, Buchhaltungsprogramme, ..), E-Mail-Korrespondenzen mit Buchhaltungsbezug, Lohnabrechnungen, Zeiterfassung und vieles mehr.

Wir werden im Nachfolgenden nicht auf alle Punkte einer Verfahrensdokumentation eingehen und verweisen hiermit darauf, dass die Informationen auf dieser Webseite zwar sorgfältig und gründlich zusammengetragen wurden. Eine Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit können wir aber nicht übernehmen. Für rechtsverbindliche Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater bzw. Rechtsanwalt.

Benötige ich überhaupt eine Verfahrensdokumentation?

Ja.

Seit Anfang 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Kraft getreten.

Ein Teil hiervon ist die Verfahrensdokumentation. Verstoßen Sie gegen die geltenden GoBD müssen Sie mit Konsequenzen, unter anderem auch Hinzuschätzungen rechnen.

Konsequenzen bei unvollständiger, fehlerhafter oder nicht vorhandener Verfahrensdokumentation

Sollten Sie dem Prüfer bei Bedarf keine, eine unvollständige oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation vorlegen können, drohen Ihnen hohe Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung. Grund ist hier, dass Sie in diesen Fällen gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit verstoßen. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Anweisungen keine Verfahrensdokumentation darstellen!

Auch wenn Sie Ihre Aufzeichnungspflichten an Dritte, wie bspw. eine Steuerberatung, übertragen, tragen Sie alleine die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der steuer- und buchhaltungsrelevanten Systemen.

Allgemeine Unternehmensbeschreibung

In der allgemeinen Unternehmensbeschreibung wird Ihr Unternehmen im Allgemeinen beleuchtet. Hierbei wird auch das Tätigkeitsfeld, das betriebliche Umfeld oder auch die Branche(n) beschrieben, in welchen Ihr Unternehmen tätig ist. Zudem werden hier die Zuständigkeitsbereiche jedes einzelnen Mitarbeiters offengelegt.

Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation beinhaltet neben der Auflistung der bei Ihnen eingesetzten Software auch deren Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher. Dies dient in erster Linie dazu, darzulegen, dass Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lage sind die eingesetzte Software sachgerecht anzuwenden. Auch Update-Notes sind lückenlos in der Verfahrensdokumentation abzulegen. 

Sofern nötig, sind auch Arbeitsanweisungen zur Bedienung der Programme zu dokumentieren. 

Technische Dokumentation

Die technische Dokumentation fokussiert sich auf die technische Beschreibung Ihrer EDV- bzw. IT-Umgebung. Diese beinhaltet unter anderem Ihre eingesetzte Hardware, Ihren Netzwerkaufbau, evtl. vorhandene Anwendungsdienstleister oder auch Cloud-Anwendungen und Schnittstellen. 

Betriebsdokumentation

Alle betrieblichen Abläufe und Prozesse werden in der Betriebsdokumentation beschrieben. Hierzu gehören insbesondere sicherheitstechnische (interne und externe) Aspekte wie Datensicherungs-, Zugriffs- und Zutrittskonzepte. Also wie werden welche Daten wann und wo gesichert und wer hat wann und wozu Zugriff auf bestimmte Bereiche (digital, als auch räumlich). Auch das IKS (interne Kontrollsystem) muss hier detailliert im Aufbau und dessen Anwendung beschrieben werden.